在一般情况下，各级国家行政机关都应设立专门的监督投诉电话，并指定专人负责接听。
与此同时， 应建立健全监督电话岗位责任制。要确保在规定的时间内有人值班，监督电话的号码能够打通，以保证这一渠道有名有实，畅通无阻，不要使之形同虚设，“热线”不热。
接听监督投诉电话时，一定要使用文明、礼貌的语言，保持热情、友好的态度。对人民群众在电话中所反映的问题，一方面要予以重视，另一方面还须在必要时予以保密。
在接听监督投诉电话时，务必要认真负责。可解决的问题，应当场解决，不必拖延时间。暂时不能够解决的问题，应做好记录，交办、转办，并告诉对方今后与之联系的方式，或大致可以作出答复的时间。要使对方真切地感受到：他是受欢迎、受保护、被重视的。
